Point sur l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés :
Depuis 2018,tout assujetti à la TVA, qui enregistre les règlements de ses clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, doit utiliser un outil satisfaisant à des conditions de sécurisation des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Sont principalement concernés par l’obligation d’utiliser un logiciel ou un système de caisse sécurisé, les professionnels soumis à la TVA qui réalisent des opérations avec des particuliers.
En revanche, peuvent être dispensés de cette obligation :
– les professionnels non soumis à la TVA (relevant de la franchise en base ou exonérés de TVA) ;
– les professionnels dont les clients sont exclusivement des professionnels (B to B), dans la mesure où l’ensemble de leurs opérations font obligatoirement l’objet d’une facturation.
Attention : Même lorsque le professionnel n’est pas soumis à l’obligation de disposer d’un logiciel de facturation sécurisé, les factures émises doivent néanmoins respecter le formalisme prévu par l’administration fiscale, et la justification détaillée des recettes doit toujours être assurée.
Dès lors que le professionnel dispose d’un logiciel ou d’un système de caisse (ou disposant d’une fonctionnalité de caisse), celui-ci doit satisfaire 4 critères essentiels : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.
Cette obligation vise tous les logiciels qui enregistrent des paiements, quel que soit le mode de règlement. Elle ne vise donc pas que les paiements réalisés en espèces.
Quels sont les logiciels concernés ?
L’obligation vise tous les logiciels et systèmes qui comprennent une fonctionnalité de caisse, peu importe leur qualification. Pour les logiciels multifonctions, seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement sont à certifier.
Il est ainsi expressément prévu que les logiciels de facturation ayant une fonctionnalité de caisse sont inclus dans le champ de l’obligation.
Quels sont les justificatifs à conserver et les sanctions ?
Le respect des conditions de sécurisation peut être justifié par :
– une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration ;
– ou un certificat délivré par un organisme accrédité.
Deux organismes sont accrédités pour certifier :
– AFNOR certification (sous-traitant technique INFOCERT), pour le référentiel « NF 525 »
– Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), pour le référentiel « référentiel de certification des systèmes de caisse ».
L’entreprise doit s’assurer qu’elle dispose du certificat ou de l’attestation correspondant à la version du logiciel utilisé. Si ce n’est pas le cas, elle doit demander à l’éditeur de lui remettre ce document ou faire certifier la dernière version de son logiciel.
Le certificat ou l’attestation peut être demandé par l’administration fiscale :
– à l’occasion d’une vérification de comptabilité ;
– lors d’un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale qui peuvent intervenir dans les locaux professionnels, selon une procédure et des horaires encadrés.
En cas de contrôle, l’absence d’attestation ou de certification est soumise à une amende de 7 500 € par logiciel ou système utilisé et non sécurisé, le contrevenant devant régulariser sa situation dans les 60 jours.
Votre cabinet se tient disponible pour vous apporter toute précision sur ces obligations et peut, à votre demande et après analyse de vos besoins, vous mettre à disposition un logiciel de facturation certifié, peu onéreux, simple d’utilisation et accessible en ligne.