La facture électronique – Calendrier et précisions

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent accepter les factures électroniques.

Il ne s’agit pas de “recevoir” par email une simple copie de facture sous le format PDF. L’intégralité du processus de facturation doit être électronique. Création, transmission, réception et archivage procèdent donc d’une forme électronique. Un véritable système d’authenticité, de lisibilité et de traçabilité est nécessaire.

Il ne faut donc pas confondre la facture dématérialisée, simple facture papier, scannée pour faciliter son stockage, son archivage ou son envoi, et la facture électronique, qui n’existe que sous forme numérique (EDI ou PDF).

De plus, la loi de finances pour 2020 (article 153) prévoit la fin de la facture papier à partir de 2023.

La facture électronique s’imposera donc « pour toutes les transactions entre les assujettis à la TVA ».

Et, au 1er janvier 2025, toutes les entreprises auront l’obligation d’émettre des factures électroniques. Elles devront aussi transmettre leurs données de facturation à l’administration fiscale pour une “pré-déclaration” de la TVA.

Objectifs :

Grâce à la facture électronique, l’État attend une importante diminution de la fraude à la TVA et une diminution des coûts administratifs pour les entreprises.

Déjà depuis 2017, (Loi 2015-990 du 6 août 2015, dite loi Macron) les entreprises ont été progressivement tenues d’accepter les factures sous format électronique (les e-invoices) transmises par d’autres entreprises. D’abord les grandes entreprises et les acteurs publics, puis les ETI, les PME et, depuis le 1er janvier 2020, pour les micro-entreprises.

La dématérialisation fiscale des factures est la seule méthode reconnue par l’administration fiscale pour s’affranchir de l’original papier : l’administration fiscale impose toutefois certaines conditions de validité qui doivent assurer l’identification de l’émetteur et garantir l’intégrité du contenu de la facture.

Ces conditions aboutissent, concrètement, à ce que la facture prenne la forme :

• Soit d’une facture électronique signée (PDF) selon l’article 289-V du CGI
• Soit d’une facture électronique au format EDI selon l’article 289 bis du CGI

Par ailleurs, les entreprises qui travaillent avec le secteur public doivent, depuis le 1er janvier 2020, émettre des factures électroniques, et les “déposer” sur un portail dédié, Chorus Pro.

Calendrier :

L’ obligation d’émettre des factures électroniques va maintenant s’étendre à tous les acteurs économiques :

• à compter du 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises,
• à compter du 1^er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire,
• et à compter du 1^er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises.

Quels moyens ?

Afin d’assurer aux factures leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité, l’émetteur peut utiliser 3 protocoles différents :

• L’EDI (Échange de Données Informatisées, ou Échange Électronique de Données), qui se base sur une norme convenue entre les parties, permet une lecture par ordinateur et peut être traité automatiquement et sans équivoque,
• La signature électronique, qui, sous réserve de l’acceptation du destinataire, garantit l’authenticité de l’origine de la facture et l’intégrité de son contenu. Il ne faut pas la confondre avec la signature numérique, insérée par le signataire et qui n’a pas la même force de preuve.
• Mise en place une piste d’audit fiable (PAF) dont la définition pourrait être : l’ensemble du dispositif que doit mettre en œuvre l’entreprise pour être en capacité de démontrer à l’administration fiscale la réalité économique de l’opération facturée. Elle vise à pouvoir reconstituer de façon complète et irréfutable la chronologie du processus de facturation, depuis l’origine de la facture jusqu’à son archivage.

Afin de disposer d’un cadre légal cohérent pour tous, différents projets sont étudiés dans des groupes de travail pilotés par la DGFIP, pour une mise en œuvre dès 2023.

Il s’agit notamment de définir le cadre légal futur, et d’arbitrer entre les différents types de formats (hybride PDF/EDI, ou unique) par lesquels les entreprises émettront et récupérerons leurs factures et de choisir le modèle de circuit (via une plateforme publique unique, comme le portail Chorus Pro, ou via des plateformes privées).

À ce jour, la dématérialisation des factures a donné naissance à trois types de factures électroniques différentes :

• La facture PDF/A3, utilisée pour l’archivage de longue durée de documents PDF. Elle répond à trois niveaux de conformité : l’accessibilité, l’intégrité visuelle, et la reconnaissance optique de caractères (OCR).
•  Factur-X, qui est un nouveau standard européen. Il se compose d’un fichier PDF/A3 et d’un fichier XML. Son principal avantage réside dans sa grande facilité à traiter la facture dématérialisée, tant avec l’administration qu’avec l’ensemble des partenaires de l’entreprise.
• Et la facture “structurée EDI”, qui répond à des normes spécifiques, garantit la véracité des flux, banalise les échanges de données, permet d’automatiser l’extraction de données, traduit les documents aux normes légales, et peut même déposer des éléments chez un tiers.

 

Nous ne manquerons pas de vous apporter des précisions complémentaires sur ces évolutions incontournables dans le cadre de votre activité.